Python Sul 2018 - Organização

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Em Abril aconteceu a Python Sul 2018, evento regional da linguagem de programação Python que reúne profissionais e curiosos da região sul do Brasil. Em um post anterior eu falei sobre como foi a parte humana do evento. Dessa vez quero falar sobre a organização.

Essa foram as pessoas que me ajudaram a fazer o evento possível (algumas não estão na foto):

Organização orientada a planilha

Por mais simples que pareça, toda a organização do evento ficou restrita a uma planilha. Essa planilha continha todas as informações relevantes para o evento como: receitas, despesas, balanço, keynotes, agenda, etc. Eu fiz um exemplo básico e limpo da planilha que você pode ver e copiar daqui.

Tarefas especficas que precisavam ser feitas iam para o Trello, mas acredito que 90% do meu trabalho era olhar e gerenciar a planilha.

Vamos falar ponto por ponto do que tínhamos que gerenciar.

Informações Gerais

A primeira aba trata de todas as informações gerais do evento: quantos dias são, separados entre tutoriais e palestras, quantas pessoas são esperadas por evento, etc.

Logo abaixo dessas informações básicas, estão as informações de balanço de custo. Nesta parte consideramos 4 cenários: pessimista, otimista, atual e final. Cada cenário pode ser definido da seguinte forma:

  • Pessimista: Poucos patrocínios e poucas pessoas se inscreveram no evento;
  • Otimista: Tivemos mais patrocínios que o esperado;
  • Atual: Que verbas já entraram e que custos já foram pagos;
  • Final: Qual o balanço final do evento, uma vez que tudo tiver entrado e sido pago.

Esta aba não é para entendermos o que está acontecendo em detalhes, mas para termos uma noção do nosso cenário atual.

As células de balanço já ficam coloridas de vermelho ou verde de acordo com o resultado do balanço.

Receitas

Hora de analisarmos o que vem pela frente em termos de receitas.

A tabela da esquerda indica o que está sendo levado em consideração para o cenário otimista e pessimista. Esses números são basicamente “chutes” e devem ser avaliados com cuidado. O total pessimista deve ser algo viável de ser alcançado enquanto o otimista pode ter uma margem maior para sonhar, digamos assim.

E aí vem a pergunta: como eu calculo o preço do ingresso? Segui a sugesto dada pelo Mário Sérgio nessa hora: ingresso deve cobrir os custos com coffe-breaks e camisetas. Esse é o mínimo para que o evento aconteça e, por isso, é sempre bom fazer esse cálculo primeiro. Lembre-se também de que existem taxas dos ingressos a serem pagos para a plataforma que forem usar, e esse dinheiro é bom ser inserido nos custos ou cobrados a parte, mas esse custo não deve ser esquecido pois quanto maior o evento, maior o impacto dele.

Finalmente, temos uma tabela exclusiva para os patrícionos (ou outras entradas de dinheiro) que já foram negociados e
confirmados. Patrocínios que já foram confirmados e que já temos o comprovante de depósito entram na segunda coluna. Essa planilha é a receita final e atual do evento nesse momento que se olha. Para mim a informação do que temos previsto e o que temos na conta ajudou a organizar e cobrar patrocínios bem como gerenciar quais pagamentos já podem ser feitos com o dinheiro que havia entrado.

No nosso caso, usamos a APyB e éramos um evento pago, portanto já inclui uma sessão de desconto de 10% considerando a taxa de uso da associação. Desconsidere isso se você usar outras formas de emissão de nota fiscal.

Deixe as coisas no seu lugar!

Faça uma pasta e guarde nota e comprovante de cada patrocínio com o mesmo padrão. Algo tipo empresa_patrocinio_ouro_nota e empresa_patrocinio_ouro_comprovante. Isso facilita imensamente a sua vida e, principalmente, caso haja algum problemas nas contas e você precise revisar tudo com urgência!

Custos

No caso da Python Sul, os custos foram sendo aumentos conforme os patrocínios eram fechados. Os ingressos eram suficientes para cobrir camisetas e coffees. Fechamos o primeiro patrocínio? Maravilha, adiciona os custos dos crachás. Mais um patrocínio? Banner! Entrou um patrocínio ouro? Reserva a tradução. E assim por diante…

Nossa lista de prioridade foi:

  1. Coffe-breaks
  2. Camisetas
  3. Passagem e hospedagem de keynotes
  4. Intérpretes de LIBRAS
  5. Crachás
  6. Stickers
  7. Banner
  8. Designer

Como ainda tínhamos grana depois de que tudo isso foi orçado e acertado, ainda colocamos na lista 3 itens:

  • Fotógrafo
  • Cerveja e sucos para happy hour
  • Pagamento das camisetas para o Django Girls

Foi de fundamental importância escalar o evento conforme o dinheiro ia entrando. Isso nos deu calma para fazer as coisas passo a passo e deu chance do evento estar sempre numa balança saudável.

A planilha ainda tem uma aba de status para saber exatamente o que já foi pago e quais são as despesas que estão por vir. Às vezes aquele comerciante está demorando uma vida para te mandar uma nota e você simplesmente esquece dele. Essa nota (e esse custo, por consequência) vai voltar pra te assombrar quando você menos espera.

Agenda

Tínhamos um problema sério: muitos keynotes para chamar e poucos espaços para palestras da comunidade. A solução foi deixar 5 keynotes de 1 hora (com 50 minutos de palestra e 10 de perguntas) e 8 palestras de 40 minutos (30 de palestra e 10 de perguntas). A solução permitiu abrir mais espaços para palestras da comunidade, o que foi excelente.

Também colocamos o segundo dia começando com um café da manhã e as palestras começando de tarde. É normal haver um happy hour no primeiro dia e as palestras começarem cedo no segundo dia é garantia de falta. Também escolhemos duas palestras de peso para o segundo dia de manhã: um keynote e a palestra do Irio sobre a Operação Seranta de Amor. Sucesso! Casa cheia mesmo sendo sábado de manhã.

Patrocínios

Para atacar os potenciais patrocinadores fizemos uma planilha de todas as empresas que poderiam possivelmente patrocinar nosso evento. Cada pessoa da organização pegou uma empresa específica para atacar e cuidou de tudo dessa empresa: negociação de valores, nota fiscal, depósito e material gráfico. Isso distribuiu o peso da responsabilidade e eu, como organizadora geral, sabia exatamente a quem perguntar sobre uma empresa específica: era só olhar na planilha quem era o resposável pela empresa.

Cada empresa tinha também uma coluna de status, onde eu podia olhar o andamento sem necessariamente perguntar para a pessoa.

Plano de patrocínio

Fizemos um plano de patrocínio curto e enxuto. Os patrocinadores já tem bastante ideia se eles devem ou não patrocinar antes mesmo de você enviar o documento e, caso eles não tenham, uma boa conversa com certeza vai ser melhor do que 10 páginas de documento. Me baseei nos planos de patrocínios que usamos nos Django Girls e o resultado está aqui.

Engajando o pessoal

Eu tenho que agradecer imensamente a todos os que me ajudaram na organização. Foi tudo muito fluido e fácil. Mas se eu puder dar dicas de como as coisas funcionaram, algum tópicos que me veem a cabeça são:

  • Tenha um grupo exclusivo da organização e use-o sempre;
  • Se alguém ofereceu ajuda, pegue a primeira tarefa que a pessoa pode ajudar e marque-a perguntando se ela pode ajudar;
  • Se alguém ficou alguns dias com uma tarefa e não conseguiu fazer, pergunte (gentilmente) se ela ainda tem condições de faze-la ou se precisa de uma ajuda com algo;
  • Caso uma pessoa de fato não faça uma tarefa, marque uma outra pessoa disponível e pergunte se ela tem condições de ajudar;
  • Faça listas de tarefas pequenas e simples, isso facilita engajamento porque as pessoas podem fazer em pequenos intervalos e ajuda quem está começando;
  • Pessoas mais próximas e engajadas pegaram tarefas especficas do começo ao fim como: orçar, negociar e encomendas as camisetas. Isso facilita a comunicação com as empresas mas, no todo, acaba não sobrecarregando aquela pessoa específica;
  • Agradeça! Agradeça muito toda e qualquer ajuda. Cada tarefa que uma pessoa realiza é uma a menos que você precisa fazer.

Aproveite!

O evento é cansativo, estressante e confuso para quem está organizando, mas aproveite para se divertir com amigos e aprender muito sobre gestão e organização de coisas e pessoas!

Obrigada a todos da organização da Python Sul 2018!

Foto oficial da Python Sul 2018: